Konferensi Setelah Covid Akan Lebih Singkat — dan Lebih Cerdas


Hewan peliharaan virtual parade, saluran Slack “teriakan sosial”, dan karaoke Zoom — ini adalah beberapa aktivitas yang dilakukan oleh perencana acara setelah pandemi Covid-19 membatalkan pertemuan langsung dan mereka mencari opsi virtual yang tidak akan, yah, payah .

Misalnya, kontes menghias kue. Tenessa Gemelke adalah direktur pendidikan dan acara di Brain Traffic, sebuah perusahaan Minneapolis yang menyelenggarakan konferensi untuk ahli strategi konten, dan musim semi ini dia ditugaskan untuk membawa Confab, acara populer perusahaan yang sudah lama berdiri, virtual. Konferensi ini mungkin unik untuk menjadi tuan rumah, di antara hal-hal baru lainnya, pertemuan terpisah untuk introvert dan ekstrovert. “Di ruang tunggu introvert, ini hanya untuk orang-orang yang merasa seperti, ‘Saya hanya ingin memeriksa email saya dan tolong jangan bicara dengan saya’; itu sangat populer, ”kata Gemelke.

Tahun ini berbeda. “Orang-orang sangat kesepian, terutama pada awal pandemi,” katanya. Agendanya termasuk obrolan ringan yang memfasilitasi percakapan di mana orang-orang bisa menjadi rentan, tetapi ada juga masalah sosialisasi. “Kami pikir, ini TV, ini bukan pesta, tidak akan ada makanan pembuka, tapi apa yang akan ditonton seseorang di TV?” Kata Gemelke. “Kami selalu menyajikan kue di akhir konferensi… jadi kami mengadakan kontes menghias kue.”

Dalam dunia yang ideal, kue tahun depan akan disajikan dalam atom, bukan dalam bit. Namun pertemuan tatap muka yang padat kemungkinan akan menjadi salah satu jenis acara terakhir yang dilanjutkan setelah pandemi berakhir, yang berarti bahwa penyelenggara konferensi akan bergantung pada banyak elemen virtual yang merupakan Rencana B. “Saya pikir apa akan kembali lebih dulu adalah acara lokal yang sangat kecil, ”kata Julie Liegl, kepala pemasaran di Slack. “Orang-orang yang naik pesawat ke Las Vegas untuk pergi ke pusat konvensi tampaknya sangat jauh, tetapi sekelompok CIO pergi makan malam di Atlanta, saya dapat melihat itu; Saya pikir itu akan menjadi acara kecil yang kembali lebih dulu. “

Dan, anehnya, beberapa manfaat tak terduga dari konferensi online akan memastikan konferensi berlanjut dalam beberapa bentuk, untuk keuntungan semua orang: Ketika penyelenggara tidak perlu membayar untuk ruang fisik, mereka mungkin dapat menurunkan atau bahkan menghilangkan biaya tiket. Dan acara yang tidak memerlukan perjalanan dapat menarik pembicara yang lebih dalam serta audiens yang lebih luas.

Itulah yang ditemukan oleh Tosan Arueyingho, yang menjalankan konferensi Black Is Tech dan grup jaringan, saat merencanakan acara tahun ini, yang diadakan secara virtual pada bulan September. Arueyingho memutuskan bahwa membuka internet memberikan kesempatan seperti itu untuk memperluas audiensnya sehingga ia menawarkan tiket secara gratis. Acara tahun lalu, yang berlangsung di New York, menarik 1.000 peserta; tahun ini, 6.000 orang mendaftar. “Karena kami tidak memiliki biaya yang terkait dengan pengaturan seluruh tempat, kami memiliki kesempatan untuk membukanya untuk orang-orang; Anda tidak harus bepergian, Anda tidak perlu membayar untuk sebuah hotel; yang membantu kami tumbuh dengan cepat, ”kata Arueyingho, yang berbasis di Houston.

Arueyingho memilih platform konferensi online bernama Hopin yang memungkinkan sesi video, diskusi kelompok kecil, lingkungan pameran, dan pengiriman pesan. Alat ini juga mengumpulkan data tentang aktivitas peserta. “Hal yang baik tentang konferensi virtual adalah Anda memiliki akses ke data — siapa yang terhubung, siapa yang datang ke stan Anda, yang mengajukan pertanyaan,” kata Arueyingho.

Data tersebut berguna bagi sponsor dan penyelenggara yang mencoba menentukan konten apa yang paling berhasil. “Sebelumnya, kami dapat memahami siapa yang ada di dalam gedung, lencana siapa yang tersisa, tetapi Anda tidak memahami berapa lama mereka tinggal,” kata Lynn Edwards, pemilik Proper Planning, sebuah perusahaan yang berbasis di Tacoma, Washington yang mengadakan konferensi besar untuk klien perusahaan dan nirlaba. “Sekarang Anda memiliki data yang kaya ini; Anda bisa tahu berapa lama orang tinggal. Tetapi data tidak masalah jika Anda tidak mengekstrak pembelajaran dan tidak mengubah pemrograman Anda. “

Singkatnya Adalah Jiwa Zoom

Tapi ada satu hal yang tidak perlu dikatakan oleh penyelenggara oleh AI kepada mereka: kelelahan zoom itu nyata. “Orang tidak ingin duduk di depan komputer mereka selama lebih dari 30 atau 40 menit; itulah mengapa pembicaraan TED sangat sukses, ”kata Edwards. Bukan hanya sesi virtual yang mendapat untung karena menjadi lebih pendek; itu juga acara keseluruhan, menurut Mary Beth Reidy, direktur eksekutif program konferensi dan kemitraan di Conference Board, sebuah lembaga pemikir nonpartisan yang berbasis di New York yang menyelenggarakan lusinan acara setiap tahun untuk pebisnis. “Pendapat saya adalah bahwa acara tiga jam adalah waktu terlama yang dapat Anda ikuti dengan tingkat kenyamanan apa pun, dan saya berharap tren acara yang lebih pendek akan bertahan bahkan ketika kita kembali secara langsung,” katanya.

Diposting oleh : Lagutogel